Подключайся к Алушта24 в Вайбере или Новости Алушты в Яндекс Дзен.

Основы организации правильного документооборота 23 июня 2016

23:04 23.06.2016

Для того чтобы создать делопроизводство при его полном отсутствии от вас потребуется: Создать документооборот, что значит обеспечить наилучший вариант перемещения каждого готового документа внутри предприятия; Создать документы (заняться документированием рабочего процесса); Обеспечить сохранение документов и их повторное применение.

Организация документооборота требует ответственного подхода к вопросу. Чаще всего в предприятиях оформлением и составлением различных типов документов занимаются разные служащие компании. Организовать документооборот в организации должен отдел делопроизводства, так как подобные вопросы относится к его юрисдикции. Следует отметить, что этот отдел может отличаться разными наименованиями, выбор которого определяют возложенные функции, размер организаций и субъективные предпочтения руководителей. Если речь идет о небольшой компании, то роль отдела делопроизводства будет делегирована секретарю. На начальном этапе важно определить общие правила, которые будут нормировать работу с документами. Лучшим вариантом станет закрепление при помощи специальных инструкций, нормирующих делопроизводство. Важно учесть, что современное делопроизводство отличается тем, что многие важные моменты в нем определяются при непосредственном участии компании, так как нормативными актами чаще всего предоставляется лишь рекомендательный характер. Чтобы выполнить установленные этапы, служба по делопроизводству должна заняться разработкой двух ключевых документов, представленных: Инструкцией делопроизводства. Она обеспечит закрепление принятых внутри компании правил обращения с документами на каждом этапе их использования; Номенклатурой документов. Она представлена системой для объединения документов по делам. Ее можно применять для учета документов по времени хранения, для проведения отбора и передачи в архив или для утилизации. В том случае, когда компания только начала заниматься определенной деятельностью (т. е. определенным правилам еще не удалось устояться) или разработать инструкцию для делопроизводства в текущих условиях не является возможным, то временным решением проблемы можно считать разработку положений (регламент) в отношении отдельных направлений, утверждаемых указами руководства.


Автор Алушта24
Алушта24 23:04 23.06.2016 0 2432
Оцените пост
1
Поделитесь с друзьями
VK
OK
MR
GP
Комментарии (0)

Написать комментарий